Електронний підпис в HR: переваги та інструменти

Штучний інтелект, навчання з доповненою реальністю та відео інтерв’ю. Це кілька прикладів того, як HR сприяв цифровій трансформації в компаніях. Нещодавно в технології, які зменшують бюрократію в сфері управління людьми, було включено новий елемент: електронний підпис в кадрах.

Кожен відділ кадрів знає, що паперова тяганина, пов’язана з наймом і звільненням, займає багато часу відділу кадрів. Чим більше команда, тим більше юридичних документів, пов’язаних з історією співробітника в компанії.

Обов’язок вести цю документацію не лише заважає роботі відділу управління персоналом, але й займає достатній фізичний простір в організаціях. Не випадково використання електронного підпису, як ще називають процес сканування документів, прискорилося за останні два роки.

За даними опитування в docusignкомпанії, що спеціалізується на рішеннях електронного підпису, 90% клієнтів значно збільшили їх використання після кризи Covid-19, причому близько половини респондентів повідомили про зростання на 50% або більше.

Якщо у вас все ще є сумніви щодо того, як здійснити цю міграцію з фізичних документів на цифрові, обов’язково прочитайте цю статтю. Тут ми пояснимо концепцію електронного підпису в HR, як його застосовувати та переваги цього електронного інструменту в управлінні талантами. Перевірити! Що таке електронний підпис в HR?

Фізичне зберігання професійних юридичних документів у цифровому режимі є дорогим і небезпечним варіантом для компаній. Електронний підпис у відділі кадрів стає реальною альтернативою для звільнення сфери управління персоналом від моря паперів.

На практиці е-підпис в HR – це віртуальна заява, яка підтверджує справжність цифрових документів. Цифрові підписи працюють подібно до відбитків пальців, вони унікальні. Повідомлення зашифровані та безпечно пов’язують підписувача з документом.

Але не існує єдиної технології, яка могла б підтвердити автентичність підпису учасника та інших сторін, існує багато різних типів електронних підписів. Серед найбільш використовуваних:

• Біометричні підписи, такі як відбитки пальців або сканування сітківки ока;
• Цифрові підписи, які використовують закриті ключі або сертифікати;
• Пристрої для захоплення підпису, такі як планшети та блокноти для підпису;
• Служби підтвердження особи, які використовують перевірку електронної пошти.

Як можна використовувати технології в HR?

Загалом, значна частина документації про поїздку працівника в організації вимагає підпису працівників та їх керівників. До появи електронних підписів ці форми означали, що HR-фахівці повинні були керувати купами фізичних документів.

Цей сценарій закінчився з появою електронного підпису. Електронні системи збирають і документують електронні підписи для вступних форм, сповіщень для працівників, а також для отримання пільг і відпусток, наприклад.

Але ви, напевно, задаєтеся питанням: чи безпечний такий спосіб збору підписів?

Так, зазвичай кадрова технологія використовує електронні підписи, які використовують зашифровані ключі, з метою забезпечення легітимності документа у віртуальний спосіб. Ці ключі працюють як свого роду PIX, які ідентифікують підписанта та гарантують цілісність вмісту після підписання.

Використовувати техніку в повсякденному житті дуже просто! Просто клацніть посилання, надіслане постачальником послуг електронного підпису, щоб відкрити, переглянути, підписати та заповнити документ.

Таким чином менеджери, співробітники, постачальники та навіть клієнти можуть підписувати контракти та документи загалом простим, економним та ефективним способом, що забезпечує більшу безпеку реєстрації та тих, хто бере участь у процесі.

Можна сказати, що використання електронних підписів у відділі кадрів широко поширене в екосистемі управління талантами:

• Набір і відбірдля заяв або підписання документів;
• Реєстрація та звільнення, для документації нових працівників і тих, хто звільняється;
• Управління продуктивністю, для оцінок;
• Адміністрування пільг, для форм заявок та звітності; .
• Платіжна відомість, для відпускних та інші документи.

Які документи HR може підписувати електронним підписом?

Немає обмежень щодо типів документів, які можна підписувати та надійно зберігати.

Ось лише кілька прикладів сертифікатів, записів та інших документів, які управління талантами може безпечно зберігати в електронному вигляді:

• пропозиції листів
• Трудовий договір
• бонусні пропозиції
• Комерційні умови обслуговування
• угоди про нерозголошення
• Членство в тканині здоров’я
• анкети різноманітності
• Персональні дані співробітника
• Загальна кадрова політика та процедури
• Політика захисту даних і конфіденційності
• Комунікаційна та ІТ-політика
• атестація навчання
• бонусні пропозиції
• табелі обліку робочого часу
• Повідомлення про безстрокове або тимчасове звільнення
• закінчення контрактної угоди

Пам’ятаючи, що вся цифрова документація повинна відповідати правилам, продиктованим Загальний закон про захист даних (LGPD) країни походження працівника.

Які переваги його використання?

Після прискорення цифровізації в компаніях використання електронних підписів стає все більш поширеним у HR. Зрештою, нинішня реальність більше не підтримує надзвичайно бюрократичні практики, такі як турбота про вступні та вихідні ролі.

Цифрова ініціатива не тільки виключає ручну роботу з HR, але й сприяє зміцненню бренду роботодавця. Дивіться нижче ці та інші переваги використання технологій у сфері управління людьми!

Зниження вартості та помилок

Витрати на папір, копіювання, пакування та пересилання документів будуть поступово знижуватися з використанням електронного підпису.

Крім того, програмне забезпечення електронного підпису зменшує людські помилки, надаючи сповіщення про будь-які підозрілі записи або проблеми з відповідністю.

Позитивний досвід для співробітників

Використовуючи електронні підписи на етапі найму, ви показуєте професіоналам, що компанія прагне полегшити процеси, стурбована надмірними витратами на папір і прагне оптимізувати розпорядок роботи співробітників.

Швидше затвердження

Електронні підписи дозволяють HR-фахівцям пришвидшити процеси, отримуючи швидше погодження, оскільки доступ до електронної пошти та внутрішніх каналів зв’язку компанії є постійним.

Таким чином особа, яка має підписати, зробить це набагато швидше.

Перехід до наскрізного оцифрованого процесу

Оскільки за законом відділ кадрів зобов’язаний зберігати документи, зберігати їх в Інтернеті зручніше та економічно вигідніше.

Маючи всі частини процесу документації співробітників онлайн, ви можете легко підтримувати, шукати та отримувати електронні записи.

Е-підпис: як розгорнути

Впровадження е-підпису відбувається за тим же принципом впровадження будь-якої нової технології. Сфері людських ресурсів доведеться подолати деякі страхи та невпевненість керівників і співробітників, щоб відчути переваги впровадження електронних підписів.

Важливо пояснити всім учасникам, що використання е-підпису оптимізує діяльність секторів організації, а також зменшить бюрократію у спілкуванні між HR та співробітниками.

Після того як вам вдалося зібрати промоутерів для використання технологій в організації, настав час виконати інші кроки для впровадження електронного підпису:

1. Визначте, яка технологія буде використана;
2. Показати заробіток;
3. Зробити широкий розголос;
4. Провести навчання;
5. Пропонуйте підтримку.

Тепер, коли ви знаєте всі аспекти впровадження електронних підписів у вашій організації, як щодо того, щоб дізнатися більше про переваги впровадження цієї цифрової інновації!

Інші переваги технологій для HR-сектору?

Прочитавши все це про цифровий підпис у відділі кадрів, ви, мабуть, уже переконалися, що цей інструмент необхідний для вашої компанії, чи не так?

Ще ні? Отже, ось ще чотири переваги, які точно змусять вас прагнути до придбання технологій у вашій організації:

Прискорює підбір персоналу

Рекрутинг, як правило, є дуже ручним і трудомістким процесом, коли у вас немає належних технологій. Крім того, це зазвичай вимагає участі багатьох відділів.

Використання електронного підпису дозволяє відділу кадрів продовжувати роботу з документацією, такою як контракти, пропозиції або угоди про нерозголошення, за лічені години, заощаджуючи час.

Забезпечує точність і відповідність

Організація всіх форм найму вручну часто може призвести до невідповідностей, і це останнє, чого хочуть спеціалісти з кадрів.

Уникнення цих розбіжностей дозволить вам дотримуватися законів, перевірок та інших життєво важливих процесів, а також уникнути паперової роботи.

Оптимізує час

Надсилання всіх типів документів онлайн дає командам відділу кадрів додатковий час, який можна витратити на інші завдання, наприклад на перегляд даних, які ляжуть в основу стратегій розвитку бізнесу.

Це забезпечує точнішу роботу команди.

Справляє хороше перше враження на підростаюче покоління

Оскільки мілленіали становитимуть понад 50% робочої сили в найближчому майбутньому, вам слід пам’ятати, що вони виховуються в епоху високих технологій.

Міленіали та покоління Z звикли до цифрової оптимізації всього. Вони вирішують проблеми та підкорюють віртуальні світи одним натисканням кнопки. Якщо ви професіонал з управління персоналом і набираєте професіоналів зі згаданих тут поколінь, продемонструйте найкраще у своїй компанії.

Тепер, коли ви знаєте, як користуватися електронним підписом і як технології покращують ваш бізнес, дізнайтеся більше 6 дуже актуальних інструментів для сектору найму та відбору.