Залучайте нових співробітників за допомогою онлайн-інструментів

Пандемія -19 принесла з собою нову культуру прийому на роботу та дистанційної роботи.
Але з поширеною культурою віддаленої роботи відділ кадрів зіткнувся з новим викликом: успішно залучати нових співробітників дистанційно.

Щоб найкращим чином вирішити проблему дистанційної адаптації, компанії повинні подолати дві різні проблеми: зрозуміти цілі, що стоять за їхньою роботою з адаптації, і те, як вони можуть досягти цих цілей онлайн, а не за допомогою традиційних дій віч-на-віч.

На щастя, доступні інноваційні інструменти, які допоможуть подолати адміністративні та психологічні труднощі віддаленої роботи. Найкращі цифрові HR-системи, які включають спеціальні функції реєстрації, можуть допомогти керувати вступними документами, щоб уникнути засмічення вхідних скриньок HR. Вони також включають ряд інструментів онлайн-спілкування, які можуть допомогти створити позитивні та значущі зв’язки, якщо особисті зустрічі неможливі.

Давайте перейдемо до вересня, місяця, в якому в компанію часто приходять нові діячі; все більше і більше компаній вирішують інтегрувати співробітників, які працюють віддалено, долаючи географічні бар’єри при наймі. Якщо ви шукаєте, як найкраще інтегрувати віддалених співробітників у вашу організацію, ось деякі з наших найкращих рекомендацій…

Зробіть пропозицію про роботу

Навчання починається ще до офіційного подання пропозиції про роботу. Це перший раз, коли потенційний новий працівник відчуває себе майбутнім співробітником вашої організації.

Роблячи пропозицію новому співробітнику, надайте якомога більше інформації та чіткості щодо його ролі та вашої організації. Розпливчасті пропозиції, неорганізованість і помилки в контрактах створюють поганий корпоративний імідж, тим більше, коли спілкування відбувається тільки онлайн.

Будьте привітними, коли надсилаєте пропозицію про роботу, і переконайтеся, що ви готові відповісти на будь-які запитання щодо їх ролі, самої пропозиції чи компанії загалом. Пам’ятайте, що пропозиція про роботу, ймовірно, багато значить для вашого нового співробітника. Тож зацікавте їх і дозвольте їм почати будувати відносини з вами та вашою організацією!

З нетерпінням чекаю першого дня

Оскільки наближається перший день роботи нового працівника, може бути корисно розглядати заходи з адаптації як три різні сфери:

• Основні документи, такі як договори, документи тощо.
• Інструменти, необхідні для віддаленої роботи: ІТ-обладнання, широкосмуговий зв’язок, домашній офіс…
• Залучення співробітників – Ознайомлення з баченням, цінностями та культурою вашої компанії.

З практичної точки зору важливо, щоб у нового працівника було готове все його обладнання, програмне забезпечення та доступ до першого дня. Інакше, окрім негативних перших вражень, новий працівник просто не зможе виконувати свою роботу.

Відділ кадрів і менеджери несуть відповідальність за те, щоб запити на обладнання, доступ до програмного забезпечення та будь-які інші необхідні інструменти оброблялися одразу після прийняття пропозиції про роботу. Ви також повинні переконатися, що ці запити виконуються, доки ви не будете впевнені, що новий працівник матиме все необхідне, щоб зануритися у свою нову роль. В ідеалі розмову з новим співробітником слід запланувати до першого дня, щоб переконатися, що вони отримали все необхідне.

Що стосується зобов’язань, переконайтеся, що час початку роботи вашого нового працівника чітко визначений, і організуйте стартову зустріч за допомогою відеодзвінка, на яку приділіть пильну увагу – скасування в останню хвилину або перенесення не справлять хорошого враження, і важливо, щоб працівник навіть здалеку знає, що він приєднався до надійної та привітної команди.

Переконайтеся, що вся команда знає, коли приєднається новий ресурс, і будьте готові запланувати групові або індивідуальні ознайомчі дзвінки. Якщо всі в команді готові, деякі з найважливіших робочих стосунків розпочнуться легше.

Нарешті, дайте новому співробітникудоступ до HR-порталів, робочих просторів або інших джерел інформації про культуру компанії та команду. Завдяки легкому способу дізнатися більше про ваш бізнес новий найнятий працівник може швидше приєднатися до нього, що зробить початок менш важким. Якщо вони починають працювати як частина більшої групи нових працівників, обов’язково створіть для них групові дзвінки та портали/форуми, щоб ставити запитання та спілкуватися з іншими.

Впоратися з першим днем

Якщо у вас ще немає чіткого плану на перший день, зараз саме час його створити. У цифровому середовищі, де відділ кадрів та/або менеджери не можуть зустрітися з новим працівником першого ранку, важливо дотримуватися розкладу попередньо запланованих ознайомчих дзвінків і основного навчання.

Менеджери з персоналу (та інші відділи, якщо це доречно) повинні працювати разом, щоб найняти нового працівника, охоплюючи все, починаючи від відділу кадрів, налаштування ІТ, навчання відповідності та командних презентацій.

Безсумнівно, будуть технологічні збої, і це слід відкрито визнати, щоб нікому не було ніяково, якщо щось піде не так. Не вважайте, що всі є вихідцями з цифрових технологій, і зрозумійте, що навіть для досвідчених користувачів щось може піти не так.

Терпіння, емпатія та наполегливість є ключовими, коли вітати когось на борту. Тому, якщо ваше відеозв’язок не працює, не відкладайте дзвінок на інший день — ви можете залишити нового учасника хвилюватися, що він зробив щось не так або пропустив важливу інформацію. Якщо це варіант, візьміть слухавку!

Пам’ятайте про кілька важливих речей, які можуть залишитися непоміченими під час віддаленої реєстрації:

Перше враження може бути тривалим і…
Перші кілька днів можуть бути виснажливими!

Можливо, одна з найскладніших частин дистанційного навчання — це «читати», як новий співробітник реагує на колег, а ще важче розпізнати перше враження.

Відеодзвінки можуть допомогти подолати цю проблему. Нагадайте менеджерам, щоб вони не соромилися використовувати доступні їм технології та були уважними, намагаючись підключитися та оцінювати їх ефективність. За потреби відділ кадрів також може підтримати обидві сторони, відвідавши перші дзвінки для реєстрації.

Також варто пам’ятати, наскільки виснажливим може бути початок нової роботи. Коли працівник перебуває в одній кімнаті, ви можете визначити, чи виявляє він втому після дня знайомства з новими людьми та поглинання інформації, чого просто не можна сказати про віддалених працівників. Лінійні менеджери та менеджери з персоналу повинні співпереживати, перевіряти та діяти відповідно: не залишайте свого нового співробітника сидіти за столом до опівночі, чекаючи, поки хтось скаже їм, що «час додому». !

І потім?
Спілкуйся, спілкуйся, спілкуйся.

Важливо пам’ятати, скільки спілкування зазвичай відбувається між новим працівником, його керівником і командою під час роботи в офісі, і надати подібні канали у віддаленому робочому середовищі. У перші кілька днів і тижнів у працівника виникне багато запитань, очікувань і соціальних зв’язків, які необхідно сформувати. Кожна з цих розмов «за столом» ще не відбулася, навіть з екрана.

HR може допомогти, подбавши про те, щоб новачки були у всіх правильних списках розсилки з першого дня. Звичайні зустрічі, які зазвичай проводить відділ кадрів з новачком, щоб стежити за їхнім прогресом, потребуватимуть еквівалента віддаленої роботи, щоб вони також могли запланувати дзвінки для реєстрації, щоб забезпечити безперебійне виконання ввідних завдань. працювати плавно.

Велика частина спілкування ляже на менеджерів. Вони є основною контактною точкою для нового працівника, і, швидше за все, вони покладаються на свого керівника набагато більше, ніж в офісі, де вони можуть помітити інших колег за допомогою.

Менеджери повинні бути дуже терплячими з новими працівниками та взяти на себе зобов’язання приділяти їм час, навчаючи їх і ставлячи запитання. Перетворення політики «відкритих дверей» на підхід «відкритого виклику» допоможе новачкам почуватися комфортно, звертаючись за допомогою, коли це необхідно. Довгостроковий погляд важливий, тому менеджери повинні пам’ятати, що час, який вони інвестують зараз, швидше за все, окупиться пізніше.

Почніть із надання технологій та інформації, необхідних вашому новому співробітнику для виконання своїх обов’язків, але завжди пам’ятайте, що дистанційна адаптація — це набагато більше.

Якщо все зроблено правильно, адаптація може стати основою для більш глибокого плану залучення: вона також може гарантувати, що зусилля компанії з найму та навчання будуть винагороджені продуктивним, щасливим і лояльним працівником, який, сподіваюся, залишиться.