Збираєтесь у відпустку на Великдень?

Цього року календар дуже щедрий і дарує нам ідеальний Великдень, щоб піти у відпустку. Мало того, що зараз кінець квітня, а тому клімат уже має бути оптимальним, але між Великоднем, 25 квітня та 1 травня, які є вихідними, для тих, хто бажає залишитися надовго, достатньо 7 днів відпустки, щоб насолодитися 16-денна відпустка, рівно з 20 квітня по 5 травня. Це правда, що, як і в усі святкові періоди, такі як Різдво чи серпень, у ці дні авіарейси та готелі подвоюють ціни, і куди б ви не поїхали, ви, мабуть, знайдете чимало інших туристів, але нагода спокуслива: школи закриті тому навіть ті, у кого є діти, можуть скористатися цим, багато працівників буде на мосту, тому діяльність сповільнюється, і можна сподіватися, що ви поїдете у відпустку, не опинившись у боргах після повернення.

Як організувати супервідпустку в компанії?

Враховуючи вищезазначене, дуже ймовірно, що в межах a командабільше половини співавторів хочуть скористатися великоднім періодом, щоб відключитися, не використовуючи занадто багато свята. Серед тих, хто ідеально організований і потребує пропуски заздалегідь і тим, хто купує в останню хвилину і вирішить виїхати за 3 дні до Великодня, HR та менеджери вони повинні намагатися догодити більше працівників можливо, без шкоди для потреб бізнес і переконайтеся, що діяльність не припиняється.

Одного разу процес управління відсутністю все оброблялося офлайн, за допомогою паперових форм заявок і командні календарі повісити на стіну. Це означає, що кожен працівник повинен був запитативідділ кадрів або ознайомитися з платіжною відомістю, тоді як менеджери могли покладатися лише на календар, щоб дізнатися, схвалювати чи ні запити, сподіваючись, що він буде оновлений. Ризик полягав у тому, що бланки будуть втрачені, що відділ кадрів забуде відзначити відсутність у календарі в хаотичній ситуації, яка ускладнює роботу для всіх.

Потім ми модернізували, від передісторії до середньовіччя, перейшовши до запитів електронною поштою та запису прогулів на аркуші Excel, але проблеми залишилися ті самі: електронний лист можна забути, аркуш Excel не оновити…

Але, на щастя, Середньовіччя також закінчилося, і ми прийшли в сучасну епоху, в якій інновації в сфері HR щодня слідують одна за одною, а технології тепер він став незамінним робочим інструментом для всіх охочих ефективно управляти людськими ресурсами, без помилок і втрати часу.

Насправді всі компанії, незалежно від галузі та розміру, отримують допомогу від HR-програмного забезпечення в управлінні відпустками та відсутністю.

Давайте подивимося, як це працює з боку співробітників, менеджерів і відділу кадрів, і, перш за все, як це може оптимізувати організацію періодів повної відпустки, коли всі хочуть піти у відпустку.

Співробітник

THE HR програмне забезпечення останнього покоління включають функції самообслуговування, які дозволяють кожному співробітнику компанії отримати доступ до системи, перевірити даних що стосуються його і здійснюють якісь дії; серед них можливість запит вихідних і вихідних. Перш ніж це зробити, у вас є можливість проконсультуватися зі своїми відпустковий залишокавтоматично розраховується системою.

Якщо співавтор перебуває вдома, розмовляє зі своїм партнером або друзями про свої свята та намагається їх спланувати, він може отримати доступ до програмне забезпечення для керування відсутністю також від додаток встановлено на вашому смартфоні та негайно надішліть a запит на відпустку. Фактичні години відсутності розраховуються системою, яка вже враховує державні свята, які не враховуються. Якщо це передбачено політикою компанії, працівник також може використовувати накопичені години банк годинякі також реєструються та підраховуються в програмному забезпеченні.

Затверджувач

Кожен запит від працівника активує a процес авторизації який автоматично повідомляє менеджера про запит електронною поштою. Якщо останній уже знає, що він може схвалити отриманий запит, оскільки це не суперечить іншим запитам або бізнес-потребам, він може схвалити його безпосередньо зі сповіщення електронною поштою, навіть не маючи доступу до програмного забезпечення.

З іншого боку, якщо схвалення потребує додаткового вивчення, ви можете отримати доступ до HR програмне забезпечення в будь-який час і де б ви не були; звідти він консультуватиметься з корпоративний календар щоб перевірити охоплення запитаних днів. Насправді в календарі з’являються не тільки вихідні дні членів команди, а всі види відсутності (відпустка по вагітності та пологах, хвороба…). на додаток до корпоративних заходів, таких як подорожі, навчання, віддалена робота…

Щоб отримати всю інформацію, необхідну йому для схвалення чи відхилення запиту, він може отримати доступ до профілю конкретного працівника, щоб перевірити, чи є проблеми з прогули.

У деяких випадках буде необхідно, щоб кілька людей дозволили запит на відсутність; це трапляється, наприклад, коли співавтор працює в кількох командах або над різними проектами. У цих випадках робочий процес передбачає багаторазове затвердженнящоб отримати схвалення всіх залучених людей.

А якщо керівник піде у відпустку?

Та ще й керівники йдуть у відпустку! І було б правильно, щоб на час відсутності в офісі вони повністю відключилися, щоб повернутися до роботи бадьорими і без стресу. Для цього в програмне забезпечення для керування відпустками та відсутністюсистеми можна налаштувати делегація для робочих процесів: якщо призначеного затверджувача немає в офісі, затвердження буде делеговано заступникам.

Але ми знаємо вас і знаємо, що вам буде важко піти у відпустку і повністю ігнорувати робочі листи та телефонні дзвінки. Для цього корисно використовувати a Програмне забезпечення HR Cloud який, як передбачалося раніше, є доступний H 24, де б ви не були та з будь-якого пристрою, який використовуєте.