Справедливо обробляйте запити на відпустку у 2023 році

Перші кілька місяців року не зовсім стимулюючі, чи не так? Більшість із нас уже давно забули про свої новорічні обіцянки (тренажерний зал 3 рази на тиждень, здорове харчування…), це серце зими, але весну можна помітити у повному розквіті.

Можливо, це не дивно, але початок року традиційно є часом, коли ми всі починаємо думати про те, щоб подати заявку на відпустку та полетіти в більш сонячні країни, де це можливо. Однак не все в офісі так світло і троянди, коли починають надходити заявки на щорічну відпустку…

Щорічні відпустки, напружений клімат?

Щорічна відпустка – це те, що дійсно цінують практично всі працівники, але вона також може бути найбільшою причиною хвилювання на робочому місці. Наприклад, officebroker.com опитав 500 працівників щодо їхніх прав на відпустку та виявив, що кожен 20 стратегічно забронював відпустку просто для того, щоб дратувати колегу.

Крім того, 13% співробітників заявили, що вони ніколи не поділилися б своїми намірами щодо відпустки, побоюючись, що колеги забронюють час. Нарешті, 1 з 10 співробітників сказав, що бронювання відпустки було найбільшою причиною конфлікту в їхній організації.

Тема щорічної відпустки актуальна як ніколи. У зв’язку з поступовим пом’якшенням запроваджених обмежень і відкриттям більшої частини світу для відвідувачів люди поспішають забронювати цінні відпустки, яких бракувало протягом останніх кількох років.

Усе це потенційно може призвести до ідеальної бурі конфліктів на основі запитів на відпустку, з якими менеджерам може бути важко впоратися. З огляду на те, що так багато з нас прагнуть відпочити, можливо, не вдасться задовольнити всіх, коли справа доходить до схвалення заявок; це може призвести до суперечок і дисгармонії серед персоналу.

Отже, що ви можете зробити як менеджер з персоналу, щоб допомогти вашій організації справедливо обробляти запити на відпустку цього року, а також гарантувати, що завжди буде достатньо співробітників, щоб колеса бізнесу крутилися?

Майте чітку політику щодо запитів на відпустку

По-перше, переконайтеся, що все зрозуміло щодо правильного порядку оформлення щорічної відпустки. Якщо всі добре поінформовані про розмір відпустки, на яку вони мають право, і знають про будь-які періоди, коли вони не можуть (або навпаки повинні) взяти її (наприклад, періоди піку або під час закриття компанії), проблем виникне менше.

Обов’язково повідомте своїм співробітникам, чи є у вас правила щодо кількості людей, які можуть бути відсутніми в команді в будь-який час, чи є конкретні співробітники, чиї відпустки не можуть суперечити, або чи деякі співробітники мають пріоритет над іншими. Якщо всі знають про ситуацію наперед, вони з більшою ймовірністю погодяться з нею, якщо не зможуть взяти відпустку саме тоді, коли хочуть.

Переконайтеся, що ваша політика щодо щорічної відпустки є легкодоступною, в ідеалі у вашій системі кадрів, щоб усі знали, де її знайти, і щоб було зрозуміло, що існує процес затвердження та відхилення запитів на відпустку.

Плануйте заздалегідь

Оформлення щорічної відпустки – це завдання, яке часто завдає керівникам величезних труднощів. Жонглювання суперечливими вимогами та забезпечення того, щоб на роботі завжди було достатньо людей, може стати логістичним кошмаром. На щастя, хороше програмне забезпечення для кадрів може значно зменшити ваші проблеми.

Найновіші програмні рішення для керування відсутністю пропонують перегляди календаря та порядку денного в режимі реального часу, тож менеджери можуть точно бачити, хто коли відсутній, не лише у своїй команді, але й у інших відділах, якщо це необхідно.

Наявність системи, яка включає найсучасніші щоденники для команди та колег, полегшує менеджерам помічати вузькі місця на горизонті, а працівникам – перевіряти, коли колеги відсутні (або заплановані інші заходи). Це означає, що вони можуть планувати свою відсутність, щоб мінімізувати негативний вплив на бізнес і зменшити ймовірність невдоволення між людьми.

Системи управління персоналом також можуть полегшити лінійним керівникам стеження за балансом відпусток, тож вони можуть переконатися, що члени команди не йдуть, витрачаючи залишки щорічної відпустки до останньої хвилини.

Заохочуйте людей бронювати заздалегідь

Якщо ви знаєте, що у вас можуть виникнути труднощі з наданням кожному необхідного часу, заохочуйте людей подавати свої запити заздалегідь. Немає користі ховати голову в пісок і сподіватися, що ніхто не піде у відпустку під час зайнятості, особливо під час літніх канікул або канікул. Якщо всі знають, що потрібно планувати наперед, вони не можуть скаржитися, якщо їх улюблений слот був зайнятий.

Ваші співробітники також повинні розуміти, що немає гарантії, що їхні запити на відпустку завжди будуть надані. Важливо, щоб після того, як працівник подав заявку на відпустку, у вас була система управління персоналом, яка дозволяє його керівнику своєчасно схвалити або відхилити його, щоб працівник міг підтвердити бронювання або змінити свої плани, якщо це необхідно.

Надайте чітку причину відмови

Якщо запит на відпустку відхилено, переконайтеся, що менеджери знають, що вони повинні надати чітке пояснення свого рішення, яке підтверджується політикою.

Більшість людей розуміють, що не всі можуть бути вільними від роботи одночасно, і що має бути достатньо людей, щоб відповідати на запити клієнтів і підтримувати бізнес.

Будь твердим, але коректним

Якщо у вас виникла суперечка, переконайтеся, що ви ставитеся до неї справедливо та ставитеся до всіх працівників однаково. Образу дуже легко викликати, якщо люди відчувають, що під час шкільних канікул колеги по роботі, наприклад ті, у яких є діти, мають пріоритет.

Нарешті нагадайте менеджерам бути людьми! Завжди будуть надзвичайні обставини, наприклад, якщо працівнику потрібно поїхати за кордон на сімейне весілля або якщо він має можливість подорожі всього життя.

Переконайтеся, що люди бачать, що ви розумієте, що їхня відпустка важлива для них, і докладіть додаткових зусиль, щоб дізнатися, чи можете ви співпрацювати з менеджерами, щоб жонглювати роботою чи отримати додаткове покриття, щоб заповнити її відсутність. Навіть якщо вам усе одно доведеться сказати «ні», люди оцінять вашу спробу допомогти.