Блог про людські ресурси 2023
На цьому етапі надзвичайної ситуації компанії обов’язково повинні покладатися на відеоконференції як засіб спілкування зі своєю віддаленою робочою силою. Лише в березні кількість програм для відеодзвінків, таких як Zoom, зросла більш ніж на 500%.
Але збільшення використання відеодзвінків на роботі тягне за собою нещасні випадки та незручні ситуації. Незнайомство з технологіями відеодзвінків або недостатня обізнаність щодо хороших практик може призвести до дуже незручних моментів.
Щоб допомогти вашим командам уникнути помилок у відео, ось чотири речі, які ви можете відмовитися, і три речі, які ви повинні порадити для успішних відеодзвінків.
Нагадайте персоналу:
Не виконуйте багато завдань одночасно
З увімкненою камерою кожен бачить, коли хтось дивиться вбік: якщо ви возитеся з телефоном, перевіряєте електронну пошту або розмовляєте з людьми, які живуть з вами (при цьому мікрофон вимкнено), ваші колеги по розмові помітять це. Ми настільки звикли до багатозадачності, що аплодуємо здатності виконувати декілька завдань одночасно. Але це не тільки контрпродуктивно, як свідчать дослідження, робити будь-що ще під час відеодзвінка також є грубим для інших абонентів.
Незручні моменти трапляються надто легко, коли співробітник не може відповісти на пряме запитання менеджера, оскільки його увага зосереджена деінде, навіть якщо лише на кілька секунд. Тож хоча й нелегко підтримувати концентрацію уваги, спонукайте своїх співробітників відмовитися від усього іншого під час відеодзвінків і зосередитися на розмові, яку вони ведуть. І якщо їм доведеться відповісти на запитання свого партнера, дітей, сусідів по кімнаті… нагадайте їм вимкнути мікрофон!
Не дивись на себе
Чи люди у вашій організації втомилися від відеодзвінків? Це може бути тому, що вони постійно дивляться під час онлайн-дзвінків. Кілька психологів вважають, що відеодзвінки виснажливі, оскільки ми постійно стежимо за тим, як виглядаємо чи поводимося, чого не робимо під час особистих зустрічей. Недобре відволікатися на своє обличчя, коли ми повинні приділяти увагу поточній дискусії.
Вимкнути бачення самого себе, мабуть, найближче до того, що ми маємо під час зустрічі віч-на-віч. Таким чином ми не можемо контролювати себе під час розмови, щоб краще зосередитися на розмові. На щастя, більшість програм для відеоконференцій мають цю функцію, але якщо її немає, співробітники можуть елементарно приховати своє зображення за допомогою наклейки.
Не змушуйте себе
Відеоконференції є чудовим інструментом для відтворення деяких соціальних взаємодій, втрачених під час віддаленої роботи. Але для деяких людей це може бути соромно або незручно. Дивлячись на екран тих, хто розмовляє, може відволікати увагу, тому деякі люди звертають більше уваги на те, що вони бачать («Давайте подивимось, як виглядає будинок Тіціо… Подивіться, пес Кайо щойно пройшов повз…), а не на те, що вони слухають до. Якщо абоненти використовують багато жестів руками, широкий діапазон жестів може відвернути увагу людей від обговорюваної теми.
Інші можуть відчувати себе впевненіше або мислити ясніше, стоячи або ходячи біля комп’ютера під час презентації, замість того, щоб сидіти перед камерою. Отже, відеодзвінки можуть заглушити їх.
Запитайте своїх співробітників про їхній досвід використання відеодзвінків, щоб переконатися, що більшість вашої робочої сили отримує користь від цієї технології та не почувається перевантаженим:
- У яких ситуаціях добре працюють відеодзвінки?
- Як часто потрібно проводити відеодзвінки?
- Як довго вони повинні тривати?
- Коли вони неефективні?
- Яким альтернативним формам спілкування ви б віддали перевагу?
Не діліться відеодзвінками колег у соціальних мережах
Незручні або кумедні моменти майже неминучі, коли справа доходить до відеодзвінків для роботи. Досить часто це викликає щирий сміх у команди, розбиваючи лід і позбавляючи жорсткої та незручної атмосфери, яку можуть створити віртуальні зустрічі.
Хоча у людей може виникнути спокуса поділитися кумедними моментами чи помилками колег під час дзвінків, відділ кадрів повинен радити своїм співробітникам цього не робити. Це не тільки може бути неповагою, але й викликає серйозні проблеми щодо приватності та конфіденційності.
Ми всі бачили смішні відео, зняті під час онлайн-ділової зустрічі, але те, що відбувається на зустрічі, має залишатися на зустрічі.
Що персонал повинен зробити замість цього:
Підготуйте робоче місце заздалегідь
Завдяки дистанційній роботі ваші працівники, швидше за все, частіше використовуватимуть відеодзвінки. Таким чином, кожен член команди повинен переконатися, що його робоче місце та обладнання налаштовані належним чином, щоб дзвінки проходили якомога безперебійно. Рекомендуємо перевірити роботу Інтернету, чи пристрої справні та підключені, чи немає невідповідного фону екранів тощо. Витрачати навіть 10 хвилин на початку розмови, намагаючись налаштувати робочий простір або пристрій, є непродуктивним і витрачає час колег.
Готуйте матеріал, а не тільки людину
Перебування в затишку наших домівок не виправдовує скуйовджений вигляд під час відеодзвінка. Однак, хоча важливо представити себе адекватно, більш релевантними є те, що говорить співавтор і його внесок.
Нагадайте персоналу підготуватися до відеозустрічі так, ніби це була зустріч віч-на-віч. Перед початком дзвінка вони повинні бути ознайомлені з порядком денним, завершити будь-які дослідження чи інші необхідні завдання та бути готовими долучитися до дзвінка.
Пунктуальність
Запізнення на вечірку може бути модним, але нагадайте персоналу, що це не так, коли мова йде про віртуальні зустрічі. Це не тільки соромно, коли хтось приходить із запізненням, як і особисто, але це також непрофесійно та зневажливо до інших присутніх людей.
Коли справа доходить до відеоконференцій, люди легко припустяться помилок. Те, що може здатися великою помилкою для одного співробітника, може бути неважливим для інших. Відділ кадрів має бути готовим підтримувати персонал у разі незручних помилок і встановлювати основні правила щодо того, що є, а що — неприйнятним.
