Блог про людські ресурси 2023
Ваш проект перевищує бюджет? Або ви не повертаєтеся до розкладу?
Є інструмент планування, про який ви ніколи не думали: віхи.
Основні етапи проекту – це недооцінений інструмент, який допомагає у плануванні та виконанні проекту, але, перш за все, він дозволяє вам не відставати від плану, щоб не вийти за межі бюджету чи графіка.
Але що таке віхи?
Віха (буквально «ключовий момент«, камінь, розміщений на узбіччі дороги, який вказує відстань до найближчої точки інтересу) у проекті вказує та сигналізує важливий пункт прибуття (і відправна точка) у циклі проекту.
Ви відразу подумаєте про початок або кінець проекту, але це скоріше стосується завершення або завершення етапу, який зазвичай складається з кількох завдань, у певну дату чи час і з досягненням певних вимог.
Коли віха досягнута, значить, все зроблено згідно з певними термінами і вказівками. Це забезпечує виконання проекту залишатися і розвиватися в правильному напрямку.
Визначення цих «віх» не тільки допомагає вам у складніших проектах, оскільки дозволяє розділити їх на менші фази, щоб ви могли організовано їх виконувати, але, перш за все, ви можете передбачити та підтримувати обраний напрямок, маючи більше інформації про час. та його доставка.
Таким чином, віхи дозволяють визначити, в який момент, на яку дату буде досягнуто та реалізовано етап проектуале не як.
Тому ми говоримо про те, коли, а не як. Чого ви збираєтеся досягти, а не як.
Їх також можна застосувати до внутрішнього функціонування компанії та команди, щоб перевірити еволюцію роботи.
У чому різниця між віхами та іншими інструментами планування
Віхи та цілі
Якщо віхи позначити дуже конкретні моменти (із заздалегідь встановленою датою) у процесі реалізації та завершення проекту, цілі вкажітьзагальний і кінцевий умисел чого проект хоче досягти.
Віхи: Конкретні контрольні точки для досягнення мети.
Цілі: Ідея кінцевого результату проекту.
Основні етапи та результати
Якщо віхи відзначати віхи в прогресі проекту, i результати вкажіть i проміжні вимірювані результати викликані виконанням завдань.
Віхи: Попередньо визначена кінцева точка завершення проекту в конкретну визначену дату.
Результати: Пов’язані із завданнями, вони вказують на вимірюваний результат після виконання.
Віхи і завдання
Якщо віхи показує дату й час, до якого має бути виконано групу завдань, завдання вони саме такі дії, які необхідно виконати, щоб завершити віху на цю конкретну дату.
Віхи: Завершення серії заходів у проекті в конкретну та визначену дату.
завдання: низка заходів, які мають бути здійснені протягом певного періоду.
Як ідентифікувати та визначити віхи?
Як ми бачили раніше, віхи не є завданнями, тому їх може бути складніше знайти.
- Визначте їх на початку проекту
Найкращий час, щоб визначити їх, звичайно, коли ви на ранніх етапах життя проекту, коли ви разом зі своєю командою визначаєте дорожню карту, якої ви будете і повинні будете дотримуватися, щоб завершити її. Фактично, спочатку деталі ще не повністю визначені, але ви добре знаєте вимоги проекту та терміни доставки.
Один зі способів допомогти вам визначити їх – поставити собі такі запитання:
- Коли буде необхідна перевірка або подальша зустріч?
- Коли важливо інформувати команду, клієнта чи інвесторів про прогрес?
- Коли очікується доставка? На якому етапі чи частині проекту?
Щодо команди чи роботи:
- Коли потрібно замовити/підготувати/очікати матеріали?
- Коли очікується, що різні члени команди будуть представлені в проекті?
2. Кількість віх на проект
Як і в будь-якому іншому підході, забагато може призвести до плутанини, а численні віхи лише ускладнять ваш проект або його розвиток.
Немає встановленого числа, але майте на увазі, що кожну важливу подію в ході вашого проекту потрібно відстежувати та охоплювати віхою.
3. Як позначати віхи
Ви їх визначили, вони в достатній кількості, а як тепер їх позначити?
Щоб зробити їх впізнаваними, їх потрібно класифікувати за допомогою мітки, що вказує на завершення або досягнення етапу. Не вибирайте ознаки, які можуть бути неоднозначними, заплутаними або занадто загальними, як-от «Завершення етапу 1, Ціль місяця тощо».
Деякі приклади:
- Впровадження системи моніторингу
- Підбір кадрового ресурсу
- Доставка протоколу безпеки RSVP
Нижче наведено загальний приклад проекту доставки продукту замовнику відповідно до розподілу та планування в етапах:
6 причин, чому віхи можуть вам допомогти
Тепер, коли ми побачили, як їх визначити, ми даємо вам 6 причин, чому ви повинні негайно почати працювати та скласти віхи вашого наступного проекту:
- Більш ефективне спілкування
Допомагаючи вам відстежувати прогрес вашого проекту, ви також покращуєте свою здатність щоразу ефективніше прогнозувати час і завершення.
Тому, маючи у своєму розпорядженні всю інформацію про еволюцію, ви зможете повідомляти про хід проекту більш точним і прозорим способом і різні терміни для ваших клієнтів, партнерів, співробітників тощо.
Насправді віхи дозволяють повідомити ключові моменти проекту, коли вони були досягнуті, а також дати вам інформацію про час реалізації та завершення інших. - Оптимізація термінів доставки
Якщо вам важко поважати результати або якщо ви просто хочете покращити та зрозуміти, які перешкоди чи дії сповільнюють вас, розділіть ваші проекти на етапи, а потім на невеликі етапи, призначивши ресурси та інструменти, придатні для досягнення вимог, дозволяє контролювати та покращувати час виконання завдань на різних етапах. - Допомога для підтримки проекту в правильному напрямку
Завдяки віхам у вас завжди буде інструмент для відстеження цього виконані всі вимоги вашого проекту крок за кроком, допомагаючи встановити контрольні контрольні точки, щоб переконатися, що нічого не залишиться. Тож ви не опинитесь в останній момент, перевіряючи, чи все зроблено, і чи може чогось не вистачати. - Більше залучення команди
Якщо ви працюєте разом як команда, встановлення віх – це чудовий спосіб допомогти кожному учаснику відчути причетність оскільки він буде в курсі та завжди уважний до термінів, недоліків, відсутніх вимог або будь-якої потреби, яка виникає під час процесу. - Визначте потенційні блоки
Беручи до уваги етапи (і відповідні дати доставки) з їхніми вимогами, які мають бути досягнуті, і ресурси, призначені для кожного етапу, можливо визначити можливі проблеми або вузли, з якими потрібно боротися. - Простіше керування проектами
Маючи чітко визначене програмування, де деталі розділені та розподілені за віхами, управління проектом стає простішим і, таким чином, можна зосередитися на власному завданні.
Шаблони для віх
Якщо ви використовуєте пакет Office 365:
Є кілька, для будь-яких потреб, і ви можете змінити їх відповідно до ваших потреб.
Ми пропонуємо вам використовувати такий, який є якомога простішим, а потім, протягом проектів і з набуттям досвіду, вдосконалити його відповідно до ваших потреб і, можливо, створити власний.
