Блог про людські ресурси 2023
Дані про персонал завантажено та перевірено, процеси налаштовано, нагадування та сповіщення активовано, а робочі процеси налаштовано. Все, що вам зараз потрібно, це надіслати співробітникам їхні логіни для самообслуговування, і ваша робота виконана. Хіба не було б чудово, якби це було так просто?
Як фахівець з кадрів ви знаєте, що попросити людей змінити те, як вони роблять речі, ніколи не легко. Значною частиною проблеми є відраза до змін. В основному люди не люблять змін. Це може означати невизначеність і ризик, тому ми генетично запрограмовані остерігатися цього. Особливо це стосується технологій, де навіть удосконалення існуючих систем може викликати опір, принаймні спочатку. Ми повинні заново вивчати те, що ми знали, і це може змусити нас почуватися дурними.
Сподіваємося, що багато хто з вашої команди мають мислення про розвиток і будуть віддані вашому нова система кадрів з цікавістю. Вони будуть готові вивчити програмне забезпечення та прийняти a новий спосіб роботи з персоналом. Іншим працівникам, однак, може знадобитися певне заохочення, а деяким навіть може бути неприємно, і їм знадобиться більше часу, щоб почати.
Хоча ви не можете уникнути певного опору змінам, є деякі способи його пом’якшити. Ось шість кроків, які ви можете зробити, щоб успішно розгорнути систему самообслуговування відділу кадрів.
1. Спілкуйтеся
Раптові, неоголошені зміни створюють максимальний опір. Чим більше ви можете зробити, щоб пояснити переваги вашої нової системи управління персоналом, перш ніж почати її використовувати, тим менша ймовірність, що у вас виникнуть проблеми.
Знайти час для розмови з менеджерами дуже важливо, особливо якщо ви вперше входите в систему управління персоналом. Після активації вони отримуватимуть сповіщення та підказки, за якими їм потрібно буде діяти. Якщо вони не розуміють ширшої картини, існує небезпека, що вони відчують, що ви звалюєте на них занадто багато адміністрування та бюрократії.
Підкресліть економію часу та гнучкість, яку пропонує безпечне рішення Cloud HR. Покажіть їм, як легко налаштувати персональні інформаційні панелі, налаштувати перегляд календаря або переглянути інформацію про людей у їхній команді. Залучайте їх до прийняття рішень, коли впроваджувати різні модулі системи. Таким чином вони знатимуть, чого очікувати.
2. Думайте про них, а не про себе
Якщо ваші співробітники не звикли систематично повідомляти про відсутність, записувати оцінки ефективності чи заповнювати табелі робочого часу, існує небезпека, що вони можуть відчути, що ви їх контролюєте. Поставте себе на їхнє місце та подумайте, що вони знайдуть у системі корисного.
Ви можете почати з перегляду запитань, які вам регулярно задають співробітники, і зіставити їх із можливостями вашої системи управління персоналом. Наприклад, співробітники оцінять можливість перевірити баланс відпустки в режимі реального часу, отримати доступ до відомостей про заробітну плату в Інтернеті, переглянути минулі оцінки або просто знати, куди звернутися, щоб знайти останній документ.
Якщо ви можете почати з пояснення того, як ваша система кадрів вирішує деякі з їхніх проблем, ви побачите, що вони будуть набагато щасливішими, користуючись нею.
3. Мати програму «ознайомлювальних заходів»
З чимось новим, не намагайтеся отримати занадто багато відразу. Плануючи реалізацію системи самообслуговування, спробуйте попросити співробітників виконати одне просте завдання за раз, наприклад оновити свою контактну інформацію або завантажити свою фотографію. Співробітникам буде набагато легше ознайомитись із системою, якщо вони мають конкретні цілі та прості інструкції для початку.
Наприклад:
* День 1 – Надішліть електронний лист із привітанням співробітників до нової системи управління персоналом і пропозицією перевірити (і оновити) свою контактну інформацію. Також корисно нагадати їм про політику паролів вашої компанії та про те, що робити, якщо вони забудуть свої дані для входу.
* День 2: попросіть їх завантажити нову фотографію профілю та нагадайте їм додати сторінку входу в закладки, щоб вони могли швидше увійти в систему.
* День 3 – повідомте їм, що HR-портал запущений і що вони можуть на ньому знайти. Якщо можете, створіть зону «пропозицій і запитань», де співробітники зможуть ставити запитання щодо системи.
* День 4 – Рекомендуйте співробітникам додати, переглянути та оновити інформацію про членів своєї родини.
* День 5: надішліть посилання на мобільні додатки вашого HR-програмного забезпечення та повідомте співробітникам, що вони можуть виявитися дуже корисними, якщо, наприклад, вони хочуть подати заявку на відпустку або заповнити свій табель поза робочим місцем.
4. Розклад навчання
HR-системи зазвичай постачаються з багатьма чудовими інструментами, як-от настроювані звіти, аналітика робочої сили та командні календарі, які менеджери дійсно оцінять.
Повідомте їм, що після того, як система запрацює тиждень або два, ви проведете низку коротких онлайн-сесій, щоб ознайомити їх із доступними функціями. Це чудова нагода переконатися, що вони розуміють можливості нового програмного забезпечення для управління персоналом, і дати їм можливість поставити запитання.
5. Попросіть відгуків
Має сенс запитувати відгук про нову систему з першого дня її запуску — це хороший спосіб для працівників повідомити про проблеми або просто випустити пару, якщо їм важко звикнути до нового способу роботи.
Однак, щоб дійсно оцінити, наскільки добре працює ваша система, найкраще зачекати, доки всі нею користуватимуться пару місяців. Таким чином вони подолають фазу опору та будуть більш відкритими для надання позитивних відгуків.
Якщо можете, додайте запитання, які відображають проблеми, які ви виявили, коли почали шукати нову систему управління персоналом. Чи зможуть співробітники знайти потрібну інформацію швидше, ніж раніше? Чи простіше перевірити залишки відпусток і заповнити табелі відвідування? Чи здаються перевірки ефективності більш прозорими та спільними? Чи швидше обробляються заявки на відпустку? Чи задоволені вони точністю своїх даних? Чи мають лінійні керівники краще уявлення про свої команди?
Сподіваємось, ви отримаєте позитивні відповіді на свої запити, щоб ви могли продемонструвати успіх своїй команді та вищому керівництву, якщо це необхідно. Якщо ні, знайдіть час, щоб розібратися в деталях, щоб ми могли зрозуміти та вирішити будь-які проблеми.
6. Розробіть план для нових наймів
Також корисно подумати про способи швидкого інформування нових співробітників про найважливіші функції вашої системи управління персоналом. Можливо, ви могли б включити короткий огляд у програму знайомства на робочому місці або скласти посібник із порадами.
Для нових керівників подумайте про те, щоб зв’язати їх з одним із їхніх колег, який зможе ознайомити їх із щоденним використанням системи та доступними звітами. І якщо ваш новий співробітник працює у відділі кадрів, переконайтеся, що він пройшов відповідне навчання від когось із вашої команди або від вашого постачальника. Таким чином, ви можете бути впевнені, що ваші колеги зможуть допомогти вам створити успішну реалізацію.
