Як залучити співробітників до використання нової HR-програми

Нарешті настав 2021 рік, який дозволив нам залишити позаду дуже важкий у багатьох відношеннях рік. Буде багато компаній, які вирішать під час нового року розпочати новий HR програмне забезпеченняінвестування в цифровізацію та інновації бізнес-процесів.

Однією з найбільших проблем, з якою вони зіткнуться, є залучення співробітників до процесу оцифрування та використання нових інструментів з ентузіазмом. Люди зазвичай не люблять змін і скаржаться, що «те, як ми робили раніше, працювало чудово, навіщо змінювати…», або що у них немає часу навчитися новому підходу та новим інструментам. Надто часто нова система управління персоналом здається натяжною, і люди відчувають, що їхні потреби не враховано.

Якщо ви розглядаєте впровадження нової системи управління людськими ресурсами, який найкращий спосіб активного залучення співробітників для успішного стартапу?

Поговоріть про це вчасно

Люди, які будуть користуватися системою безпосередньо, найкраще допоможуть вам зрозуміти, що потрібно, що працюватиме, а що може спричинити проблеми. Залучення кінцевих користувачів із самого початку заощадить вам багато часу та енергії. Запитайте керівництво, які процеси забирають найбільше часу і які процеси вони вважають доцільним автоматизувати. Співробітники також зможуть дати вам уявлення про найбільш неприємні аспекти їхньої поточної діяльності та про те, як оцифрування може покращити їхній досвід. Залучення деяких співавторів уже на початкових етапах дозволить вам мати «пілотну групу», яка допоможе вам протестувати систему та усунути основні труднощі перш ніж відкрити його використання для всієї організації.

Регулярно запитуйте відгуки

Немає нічого більшого розчарування, ніж запитати вашу думку, а потім нічого не знати про прийняті рішення чи хід проекту. Якщо ви залучаєте людей, то вам доведеться тримати їх у курсі крок за крокомпрограмна реалізація і пояснити, як їхні ідеї були інтегровані в процес. Якщо, з іншого боку, їхні пропозиції не були прийняті, поясніть причини, щоб люди не почувалися демотивованими, оскільки вони вважали, що їхня участь була лише фасадом.

Визначте перших користувачів

Кожна група має в собі ентузіастів технологій і «доісторичних»; коли ваше програмне забезпечення для управління персоналом буде готове до роботи, визначте людей, які найбільше знайомі з технологією, і негайно залучіть їх до проекту. Переконайтеся, що вони першими пройшли навчання та почали використовувати систему, щоб, коли ви відкриєте її для всіх, вони могли підтримати тих, хто менше знайомий або має більше труднощів із технологіями. Ідеал – використовувати їх аспекти кадрової системи, які також більш цікаві для кінцевого користувача: серед них, безсумнівно, є управління відпустками та прогулами. Це фантастично, коли працівники можуть перевірити відпустку, що залишилася, або подати заявку на відсутність лише кількома клацаннями, не переглядаючи паперові форми та відділ кадрів. Це також зробить усіх більш сприйнятливими до інших аспектів, якими можна керувати за допомогою програмного забезпечення для управління персоналом.

Підкресліть переваги для всіх

себе для тих, хто займається HR, переваги більш сучасного та технологічно прогресивного підходу є очевидними, для співробітників необхідно буде зробити це більш чітким. Як уже згадувалося, визначення кількох особливостей, які менеджери та співробітники можуть легко оцінити, полегшить прийняття. Сплануйте внутрішню комунікаційну кампанію, щоб залучити весь персонал і підкреслити переваги нової системи.

Створіть сприятливе середовище

Це навряд чи «прив’яжеться» до програмного забезпечення, але деякі стратегії підходу можна прийняти. Наприклад, ви можете назвати його ім’я, знайоме всім співробітникам, можливо, організувавши внутрішнє опитування, щоб вибрати його. Перша взаємодія співробітників із системою управління персоналом також важлива, перше враження має значення. Ви можете використовувати його, щоб надіслати початкове повідомлення всім співробітникам, заохочуючи їх до участі або a нагадування про майбутній корпоратив. Таким чином це буде зрозуміло всім нова HR-система стосується не лише управління персоналом, але й спільного простору, корисного для всіх співробітників.

Почніть із простих речей

У перший період не перевантажуйте співробітників використанням нової HR-програми. Почніть із кількох простих завдань, наприклад із завантаження фото, щоб вони могли звикнути до системи та керування своїми особистими даними. Надайте їм усі необхідні інструкції, щоб вони не почувалися розгубленими та вимагали постійного зворотного зв’язку; таким чином ви швидко виявите труднощі, які вони відчувають.

Поділіться успіхами

Якщо ви продовжуєте помічати недостатнє ставлення персоналу до новинок, спробуйте визначити ті відділи, де систему вітали, і заохочуйте людей, які успішно її використовують, розповісти про неї іншим. Скільки часу заощадив кожен керівник на аналізі даних про співробітників своєї теми? Наскільки корисно завжди мати під рукою календар вашої команди, щоб планувати діяльність, завжди розподіляючи правильні ресурси? Співробітників можна заохочувати розповідати про корисність збирання всіх особистих даних в єдиному централізованому та безпечному просторі, але завжди доступному, навіть коли вони працюють поза межами підприємства. Ділитися цим типом успіху також корисно в тих обставинах, коли впровадження програмного забезпечення для управління персоналом потрібно поширити на кілька філій компанії або по всьому світу.

Проявіть твердість

Тільки регулярно користуючись новою HR-системою, люди зможуть зрозуміти її переваги. Тому щоразу, коли керівник просить вас знайти для нього інформацію, яку він міг би знайти самостійно, або працівник каже вам, що йому не пояснили належним чином, як користуватися системою, і вам потрібно оновити його особисті дані, не піддавайтеся. Ви повинні запропонувати людям навчання, яке їм потрібно, щоб використовувати управління персоналом з користю та економити час кожного, і це не означає використовувати це для них. Перевага хмарного HR-програмного забезпечення нового покоління полягає в тому, що кожен має доступ до різних функцій єдиної системи, з якої він може керувати всіма процесами, пов’язаними з персоналом компанії.