Блог про людські ресурси 2023
Коли ви володієте бізнесом, ви відповідаєте за наймання працівників. Першокласні співробітники можуть допомогти вам оптимізувати бізнес-процеси, додати інноваційні ідеї та розвивати бізнес. Перш ніж почати турбуватися про стратегію пошуку кандидатів або найняти свого першого працівника, вам потрібно трохи зрозуміти нарахування заробітної плати.
Більшість власників бізнесу є експертами у своїй галузі, а не в нарахуванні заробітної плати. Налаштування та ведення розрахунку заробітної плати може здатися непосильним, але як тільки у вас з’являться додаткові руки, які допоможуть вам у веденні вашого бізнесу, все це того варте.
Читайте далі, щоб дізнатися про обов’язки вашого роботодавця, наприклад, як налаштувати платіжну відомість і утримувати податки із заробітної плати працівника. У Patriot Software ми є експертами з нарахування заробітної плати, тому перегляньте посилання в цій статті, щоб отримати від нас більш детальну інформацію щодо різних аспектів налаштування вашої нарахування заробітної плати.
Як налаштувати зарплату
Якщо ви хочете найняти працівників на свій бізнес, вам потрібно спочатку налаштувати зарплату. Щоб вести нарахування заробітної плати, вам доведеться створити систему; Ви хочете розраховувати зарплату вручну, використовувати програмне забезпечення чи найняти бухгалтера?
Упорядкованість ваших ділових документів зробить процес нарахування заробітної плати легшим. Щоб налаштувати розрахунки для вашого бізнесу, вам знадобиться трохи інформації про вашу компанію та нових співробітників.
Ділова інформація
Для того, щоб налаштувати платіжну відомість, вам необхідно мати деякі ідентифікаційні номери. Вам потрібно подати заявку на EIN (скорочення від Employer Identification Number), який ви можете отримати в IRS. EIN – це дев’ятизначне число, яке ідентифікує вашу компанію. Він знадобиться вам, коли ви будете звітувати про податки або надсилати будь-яку податкову інформацію до уряду.
Щоб сплачувати федеральні податки, ви можете створити обліковий запис електронної федеральної системи сплати податків (EFTPS). Таким чином ви можете здійснювати безпечні платежі онлайн або по телефону.
Вам також потрібно зареєструватися в департаменті праці вашого штату. Щоб звітувати про нових працівників державі, вам знадобиться обліковий запис звітності про нових працівників. Залежно від місцезнаходження вашої компанії вам також можуть знадобитися державні та/або місцеві ідентифікаційні номери. І не забудьте оформити компенсаційне страхування працівників.
Інформація про співробітника
Щоб налаштувати платіжну відомість, вам потрібно мати інформацію про кожного нового працівника, включаючи ім’я, адресу та номер соціального страхування. Вам також знадобиться податкова інформація, як-от статус подання декларації та відомості про поточні відрахування та внески.
Нові працівники повинні заповнити форму W-4 (також відому як таблиця персональних надбавок), щоб її було налаштовано у вашій системі оплати праці. Форма W-4 допоможе вам визначити, яку суму федерального прибуткового податку потрібно утримувати із заробітної плати кожного працівника.
Співробітникам також потрібно буде заповнити форму I-9, коли ви їх наймете, але ця форма не впливає на нарахування заробітної плати. Однак це підтверджує право працівника працювати в США, тому це важливо для найму. Деякі штати також вимагають E-Verify, систему, за допомогою якої можна переконатися, що співробітникам дозволено працювати в США
Платіжна інформація
Не забувайте одну з найважливіших частин налагодження розрахунку заробітної плати — ставку та частоту оплати. Чи отримуватиме працівник погодинну оплату праці чи оклад? І як часто ви будете їх платити (щотижня, раз на два тижні, щомісяця)?
Вам знадобиться система керування відвідуваністю для відстеження робочого часу співробітників, понаднормових та оплачуваних відгулів. Крім того, вам потрібно знати, чи ваші працівники звільнені чи ні. Якщо працівник має право на статус звільнення, ви не оплачуєте йому понаднормову роботу. Щоб дізнатися більше, зверніться до Міністерства праці США. Зберігайте інформацію про заробітну плату впорядкованою, щоб залишатися ефективним і відповідати вимогам законодавства.
Щоб розрахувати заробітну плату, вам потрібно знати, як ви плануєте виплачувати працівникам. Ви можете вибрати один із кількох різних типів оплати, включаючи чеки, прямий депозит, платіжні картки та навіть готівку. Якщо ви платите через прямий депозит, зберіть банківську інформацію від ваших нових працівників.
Як справлятися з податками
Щоб дотримуватись вимог IRS під час нарахування заробітної плати, вам потрібно ознайомитися з податками із заробітної плати. Кожен платіжний період вам потрібно буде утримувати податки з валової зарплати кожного працівника.
Хоча це може здатися лякаючим, справлятися з податками легше, коли ви знаєте типи податків, які потрібно утримувати. Крім того, вам потрібно знати, що робити з грошима після їх утримання.
Які податки потрібно утримувати?
Як власник бізнесу, ви зобов’язані утримувати податки із заробітної плати працівників. Утримуйте федеральний податок на прибуток, податок на прибуток штату та місцевий податок (якщо є), а також податок FICA.
Федеральний прибутковий податок
Ви повинні утримувати федеральний прибутковий податок на основі кількості надбавок, які працівник заявляє у формі W-4.
Публікація IRS 15 є чудовим ресурсом, якщо ви вирішите навчитися нараховувати зарплату вручну. Ви можете вибрати одну з двох таблиць утримання прибуткового податку, щоб допомогти вам визначити суму, яку потрібно утримати: метод розміру заробітної плати або метод відсотка. Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати автоматично розрахує податки за вас.
Що означає звільнення від сплати податків у формі W-4 працівника? За певних обставин деякі з ваших працівників можуть бути звільнені від оподаткування, тобто ви не утримуєте федеральний прибутковий податок із їх заробітної плати. У формі W-4 працівника вказано, чи звільнений працівник від сплати податків чи ні. Вони повинні щороку надавати вам нову форму W-4 до кінцевого терміну, щоб зберегти статус звільнення.
Державні та місцеві прибуткові податки
Залежно від того, в якому штаті ви ведете бізнес, вам може знадобитися утримувати державні податки із заробітної плати ваших працівників. Крім того, деякі місцевості вимагають додаткового прибуткового податку.
Щоб дізнатися, чи потрібно вам утримувати державні та місцеві прибуткові податки із заробітної плати працівників, вам потрібно буде уточнити у своєму штаті.
Податок FICA
Податок FICA (Федеральний закон про страхові внески) включає два типи податків: податки на соціальне страхування та податки на медичне страхування. І роботодавець, і працівник однаково сплачують внески до податку FICA. Це означає, що ви будете утримувати певний відсоток із заробітної плати вашого працівника та вносити відповідний відсоток.
Щороку податкова ставка FICA може змінюватися. Зараз ставка податку на соціальне страхування становить 6,2 відсотка від валової заробітної плати кожного працівника. Податком оподатковується лише заробітна плата до 127 200 доларів США. Ставка Medicare зараз становить 1,45 відсотка (від усіх заробітних плат) від валової заробітної плати кожного працівника. Не забувайте, що ви також повинні сплачувати 6,2 відсотка та 1,45 відсотка від валової заробітної плати працівника на користь роботодавця! Крім того, ви повинні утримувати додатковий податок Medicare у розмірі 0,9 відсотка із заробітної плати працівника понад 200 000 доларів США (125 000 доларів США, якщо одружені подають документи окремо, або 250 000 доларів, якщо вони подають спільні документи). Немає відповідності роботодавця для додаткового податку Medicare.
Податки лише з роботодавця
Якщо у вас є працівники, вам також потрібно сплатити федеральний податок на випадок безробіття (FUTA) і податок на випадок безробіття штату (SUTA). Але ви не будете утримувати ці податки із заробітної плати працівників.
Ваш штат повідомить вам вашу ставку податку SUTA. Ставка податку FUTA – це відсоток від заробітної плати вашого працівника до певної суми. Більшість роботодавців платять 0,6 відсотка від перших 7000 доларів, виплачених кожному працівнику на рік, якщо вони не живуть у штаті зі скороченням кредиту.
Що ви з ними робите після утримання податків?
Якщо до цього моменту у вас болить голова, ви не самотні. Справитися з податками на працевлаштування може бути важко. Але не бійтеся — ви майже завершили розуміння основ справляння податків на працевлаштування!
Графік внесення коштів
Після утримання податків вам потрібно подати та перерахувати їх до державних податкових органів. Щоб визначити, як часто ви сплачуєте податки, ви повинні дотримуватися графіка депозитів, визначеного IRS.
Щодо федеральних податків на прибуток і податків FICA дотримуйтеся графіка депозитів щопівтижня або щомісяця. Ваш графік залежить від загальної суми податкових зобов’язань, зазначених у формі 941 протягом ретроспективного періоду за чотири квартали. Ви повинні вносити щомісяця, якщо ви повідомили 50 000 доларів США або менше податків протягом періоду ретроспективного аналізу. Якщо ви подали податки на суму понад 50 000 доларів США, ви повинні вносити кошти кожні півтижня. Щоб отримати докладнішу інформацію, перегляньте інструкції щодо форми 941.
Депонуйте податки FUTA щокварталу. Терміни погашення за квартал: 30 квітня, 31 липня, 31 жовтня та 31 січня.
Звітність по податках
Ви також повинні звітувати про податки на державних бланках. Звітуйте про федеральний податок на прибуток і податок FICA (податки на соціальне страхування та медичне страхування) щоквартально за формою 941. Ви також будете звітувати про податок FUTA за формою 940, яку потрібно подати до 1 січня кожного року.
Для державних і місцевих податків на прибуток і податку SUTA вам потрібно буде отримати інформацію від вашого штату. Ознайомтеся з публікацією IRS 15, щоб дізнатися більше про внесення та звітність про податки.
Запитання, коментарі, проблеми?
Перш ніж ви зможете найняти працівників, вам потрібно внести роботу в процес налаштування заробітної плати. А коли у вас є працівники, не забувайте утримувати, звітувати та перераховувати податки. Щоб оптимізувати нарахування заробітної плати, ви завжди можете розглянути можливість інвестування в програмне забезпечення для нарахування заробітної плати, яке відповідає потребам вашого бізнесу. Деякі системи програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати будуть утримувати, депонувати та реєструвати податки. Усе, що вам потрібно зробити, це ввести інформацію про утримання податків для ваших працівників.
Якщо у вас виникнуть запитання, ви завжди можете звернутися до місцевого податкового органу. IRS також надає ресурси про податки на працевлаштування:
Можливо, ви подумали, що буде важко зрозуміти законодавчі вимоги щодо найму нових працівників і розрахунку заробітної плати. Але ви власник бізнесу! Ви пройшли через віджим і вирішили продовжити свою пристрасть. Налаштування розрахунку заробітної плати буде справним, якщо у вас є чітке планування того, що робити.
