Як підвищити продуктивність праці

Що вас сьогодні відвернуло? Безперервний пінг листів, які надходять до вашої скриньки? Телефон, який весь час дзвонить? Або, можливо, робота вдома ускладнила розділення роботи та неробочого життя?

Деякі дослідження показують, що 1 з 10 співробітників вважають, що вони непродуктивні більше чотирьох годин на день на роботі.

Що спричиняє це падіння продуктивності? Перерви на каву, світські розмови, нудьга, надмірна кількість зустрічей і надмірна кількість електронних листів є найбільшими винуватцями. Багато людей вважають, що вони менше відволікаються, коли працюють вдома, ніж коли вони в офісі, але не для всіх. Молодші працівники вважають, що під час роботи вдома їх більше відволікає.

Відпустіть відволікаючі фактори

Втрата продуктивності — це проблема, яку кадрові спеціалісти не можуть ігнорувати як особисто, так і з точки зору допомоги співробітникам бути максимально продуктивними.

Як спеціаліст відділу кадрів ви можете багато чого зробити, щоб вирішити проблеми продуктивності на робочому місці.

Проява ініціативи має й інші переваги. Це може дозволити вам продемонструвати економічну цінність вашого відділу, зокрема його здатність досягати складних цілей і стислих термінів. Крім того, ви матимете найкраще місце, щоб допомогти співробітникам керувати своєю продуктивністю за допомогою правильних інструментів і методів для більш ефективного управління своїм часом. Це може допомогти їм максимально використати свій день і досягти цих найважливіших бізнес-цілей, незалежно від того, де і коли вони виконують свої завдання.

У відділі кадрів час від часу майже неможливо не відволікатися. Надходить стільки дзвінків, що знайти найкращий спосіб поєднувати всі свої обов’язки та залишатися продуктивним може бути серйозною проблемою. Щоб ви зосередилися навіть під час найскладнішого робочого навантаження, ми зібрали кілька коротких порад про те, як працювати розумніше, позбутися шкідливих звичок і підвищити особисту продуктивність. Не завжди йдеться про внесення великих змін — навіть маленькі кроки можуть призвести до покращення того, як ви проводите свій час. І як тільки ви почнете бачити результати від більш цілеспрямованої діяльності, вас заохотять продовжувати робити ці кроки для ще кращих результатів!

Визначте витоки

Зробіть крок назад і подумайте про те, що саме краде ваш час і заважає вам досягти щоденних цілей. Якщо ви перебуваєте в офісі, чи люди вриваються до вас для незапланованих обговорень? Чи, можливо, через постійний потік електронних листів, текстових повідомлень і миттєвих повідомлень вам важко зосередитися?

Якщо ви можете визначити, де є витоки у вашому плануванні часу, ви можете почати вживати заходів для боротьби з ними.

Припиніть багатозадачність

Нас змусили повірити, що здатність жонглювати кількома завданнями одночасно — це добре. Але правда в тому, що багатозадачність не є продуктивним підходом: це означає, що ви витрачаєте енергію та розумові здібності в різних напрямках замість того, щоб зосередитися на правильному виконанні чогось. Останні дослідження та думки показують, що високопродуктивні люди працюють лише над одним завданням за раз.

Спочатку вирішуйте складніші завдання

Скільки разів ви дивилися на свій список справ і вибирали найшвидші та найпростіші речі, які потрібно зробити першими? Отже, перш ніж ви це зрозумієте, вже пізно, і ви навіть не розпочали найбільше завдання з найкоротшим терміном.

Людській природі властиво хотіти зривати плоди далі з дерева й отримувати задоволення від того, що ви викреслюєте багато завдань зі свого списку, але це непродуктивно, якщо робота, яку ви виконуєте, не є найважливішою. Отже, спробуйте спочатку взятися за більші завдання, коли у вас буде більше енергії та зосередженості.

Заблокувати календар

Ви б не замислювалися над тим, щоб заблокувати час для зустрічі у своєму порядку денному, але як часто ви блокуєте час для роботи над певним проектом або завданням? Правда полягає в тому, що якщо ви відкладаєте час у своєму календарі, щоб попрацювати над чимось конкретним, у вас набагато більше шансів зробити це, ніж якщо ви просто додасте це до свого списку справ. Також може бути корисною робота в блоках часу.

Спробуйте встановлювати будильник на телефоні кожні 50 хвилин. Отже, вимкніть електронну пошту чи будь-що інше, що може вас відволікати, і зосередьтеся на тій частині роботи, яку вам справді потрібно виконати.

Якщо ви перебуваєте в офісі відкритого планування, чому б не подивитися, чи є десь більш приватне чи тихіше, де можна попрацювати кілька годин, не відволікаючись, наприклад кімната для нарад? Те ж саме вірно, якщо ви працюєте вдома і вам доводиться ділити простір з іншими, або у вас є сусіди по кімнаті, партнери чи діти, які приходять і йдуть протягом робочого дня. Чітко сформулюйте правила та обговоріть час, коли ви можете бути наодинці, щоб ви могли виключити будь-які відволікання.

Коли пролунає будильник, ви здивуєтеся, як багато вам вдалося досягти. Знову встановіть його ще на 10 хвилин, щоб дістатися (або принаймні наблизитися) до фінішу для цього конкретного проекту.

Тримайте роботу та особисте життя окремо

Може виникнути спокуса поглянути на свій мобільний телефон, щоб побачити, що відбувається на будь-якій із безлічі соціальних платформ. Але соціальні медіа та мобільні пристрої можуть бути криптонітом для продуктивності – особливо якщо врахувати, що люди проводять у середньому 4,8 години на день за своїми мобільними телефонами!

Після того, як ви відключилися від роботи, виділіть час у соціальних мережах на вечір.

Майте план продуктивності

Списки справ — це зручний посібник для запам’ятовування того, що вам потрібно зробити, але проблема в тому, що з плином дня вони стають довшими. Все, що залишилося, переноситься на наступний день, залишаючи вас приголомшеними та демотивованими.

Спробуйте звузити його до найважливіших речей, які ви обов’язково повинні зробити, щоб рухати проект вперед. Крім того, визначте людей, з якими вам дійсно потрібно спілкуватися. Завершуйте проект наприкінці кожного дня і зробіть його першим, що візьмете в руки, коли наступного ранку сідете за свій стіл.

Переконайтеся, що ви зосередилися на цих пріоритетах, перш ніж навіть відкрити папку “Вхідні”, щоб не бути перевантаженими потоком інших, менш важливих завдань.

Не забудьте зробити перерву

Нарешті, не забувайте час від часу робити перерви, особливо якщо ви вирішуєте складну роботу або надсилаєте звіт із великою кількістю даних. Перерва може бути дуже корисною для вас і вашої роботи, даючи вам можливість очистити голову та знову зосередитися.

Мікроперерви, перерви на обід і тривалі перерви, як було показано, позитивно впливають на добробут і продуктивність. Деякі з переваг включають покращення пам’яті, зниження рівня стресу та підвищення творчих здібностей. Отже, хоча припинення роботи може здатися нерозумним, це може бути вирішальним для підвищення продуктивності.

Спробуйте лише деякі з цих порад, і незабаром ви побачите, що ваша продуктивність почне зростати. Щоб ще більше підвищити свою мотивацію, винагородіть себе тим, що вам справді сподобається, коли ви успішно виконали проект чи завдання найкращим чином. Чашка кави та шоколадне тістечко мені зазвичай підходять!