Блог про людські ресурси 2023
У вас є керуюча компанія ОСББ чи ви збираєтеся управляти ОСББ, де проживаєте? Перегляньте 10 важливих порад щодо ефективного управління ОСББ, які ми зібрали для вас!
Той, хто живе або жив у квартирі, знає реальність зсередини. управління ОСББ. Ця діяльність може бути справжнім викликом через час, відповідальність та організацію, яких вона вимагає, а також через конфлікти, які вона породжує, що часто змушує власників вирішувати найняти зовнішню компанію, що спеціалізується на цій послузі.
Якщо ви є членом керуючої компанії кондомініумів або вас було обрано керувати своїм кондомініумом, ознайомтеся з цими 10 порадами щодо ефективного управління кондомініумом:
1. Шукайте справедливу ціну на послугу
Відповідно до статті 1420 і наступних Цивільного кодексу адміністрація кондомініуму має бути створена зборами власників та адміністратором кондомініуму, праця яких має оплачуватися.
Якщо ви хочете найняти керуючу компанію ОСББ або належите до однієї з цих компаній, важливо розуміти, що ця ціна має визначатися відповідно до послуг, умов договору, виду діяльності, позиціонування на ринку та інших факторів.
Завжди корисно попросити кілька пропозицій, щоб порівняти ціни та переваги, які пропонує кожна компанія. Остаточне рішення має бути прийняте зборами власників, щоб забезпечити прозорий процес прийняття рішень серед усіх.
2. ОСББ має бути зареєстроване та узаконене
Оскільки ОСББ є організованою групою людей, воно повинно мати ідентифікаційний номер юридичної особи (NIF) у Національному реєстрі юридичних осіб, щоб ідентифікувати його перед податковою адміністрацією та мати можливість укласти договір з певним типом постачальника. Крім того, фінансовий адміністратор ОСББ повинен задекларувати податковим органам доходи ОСББ за допомогою документа, який підтверджує, що адміністратор має повноваження подавати податкові декларації від імені колективу.
Обираючи керуючу компанію ОСББ, слід звернути увагу на всі деталі та правові умови, щоб гарантувати якість наданої послуги та більшу безпеку. Вибирайте зареєстровану компанію, уникаючи ситуацій шахрайства та безгосподарності. Щоб полегшити цей аналіз, ви можете запитати цю інформацію в комерційному реєстрі або в IRN.
Крім того, ця компанія повинна мати страхування цивільної відповідальності, яка гарантує, що в разі банкрутства компанія зможе відшкодувати збитки, завдані третім особам у результаті здійснення своєї діяльності.
3. Створити Єдиний резервний фонд ОСББ
Закон зобов’язує ОСББ створювати Загальний резервний фонд у розмірі не менше 10% щомісячних внесків. Для цього необхідно створити окремий рахунок на ім’я ОСББ для зберігання цих заощаджень.
Крім того, він повинен забезпечити автономний і прозорий доступ спільних власників до записів цих колективних рахунків. Для цього постарайтеся все впорядкувати і зберігати всі рахунки, квитанції та інші документи в належному місці, щоб у будь-який момент можна було легко пояснити витрачені та зароблені колективом гроші. Онлайн-платформи можуть бути чудовою формою організації та зберігання.
4. Створюйте щорічні зустрічі між орендарями
Дуже важливо (і обов’язково) проводити щорічні зустрічі для оцінки бюджету попереднього року та постійних витрат, аналізу потреб і затвердження бюджету на наступний рік.
Порада: ведіть протоколи цих зустрічей, щоб ви могли проконсультуватися з усім, що обговорювалося та вирішувалося пізніше.
5. Створіть положення про штрафи за невиконання
Часто законодавство нечітко визначає санкції щодо власників, які не сплачують внески або не дотримуються правил користування місцями загального користування. Для боротьби з такими ситуаціями та створення способів для ОСББ захистити себе, слід створити нормативний акт, який визначає набір покарань у конкретних випадках невиконання.
Це положення має бути схвалено більшістю мешканців, але після того, як воно набуде чинності, воно дає право Адміністрації ОСББ діяти в інтересах усіх.
6. Забезпечте хороше спілкування між усіма сторонами
Спілкування є ключем до більшості проблем ОСББ.
Якщо ви є частиною керуючої компанії кондомініуму або керуєте цим самостійно, ви повинні переконатися, що можете ефективно спілкуватися з усіма сторонами по телефону, електронною поштою та, в ідеалі, через фізичну точку обслуговування. , куди є можливість виїхати власникам у разі потреби.
7. Обрати представника Адміністрації ОСББ
Ви повинні переконатися, що серед усіх власників є прес-секретар, щоб полегшити це спілкування,
Якщо ви обрали співпрацю з керуючою компанією кондомініумів або є частиною однієї з цих компаній, ви повинні переконатися, що є особа, відповідальна за адміністрування кожного кондомініуму, і щоб ця особа була представлена всім власникам, щоб кожен мав однаковий рівень інформації. .
У цій ситуації представник власників має бути сполучною ланкою з керуючою компанією ОСББ, щоб організувати весь процес, хоча будь-який власник може звернутися до компанії.
8. Забезпечте належний моніторинг та управління процесами
Співпраця з керуючою компанією кондомініумів може мати велику перевагу в тому, що ви маєте доступ до набору послуг, якими керуєте за допомогою чітко визначених та оптимізованих процесів. Це результат того, що багато з цих компаній мають програмне забезпечення для керування, яке дозволяє власникам безпечно та прозоро переглядати різноманітну інформацію, таку як бюджети, борги, витрати, банківський рахунок, баланси та іншу інформацію.
Якщо ви є однією з цих компаній або відповідаєте за управління кондомініумом, вам слід знати про Vendus, сертифіковане програмне забезпечення, яке дозволяє просто та легко виставляти рахунки, сумісне з будь-яким обладнанням. За допомогою цієї системи можна керувати всіма транзакціями власників відповідно до всіх правових зобов’язань. Також можна контролювати та керувати всіма навчальними курсами протягом усього процесу управління.
9. Намагайтеся добре врегулювати конфлікт
Конфлікти в управлінні ОСББ є нормальним явищем, особливо коли немає пов’язаної служби управління ОСББ, що породжує дискомфортні ситуації між власниками.
У випадку конфлікту на першому етапі важливо провести розмову з власником, який порушує правила, щоб він міг пояснити йому ситуацію з точки зору ОСББ. Якщо це не спрацює, ви повинні повідомити його про проблему рекомендованим листом, попросивши вжити заходів, щоб мінімізувати спричинені незручності.
Крім того, якщо ці рішення не спрацюють, адміністрація ОСББ може передати ситуацію міській раді (через неналежне виконання робіт), поліції (через шум, дим чи запахи) або Генеральній інспекції сільського господарства, моря, навколишнього середовища та просторового планування ( за серйозні екологічні порушення).
10. Формально встановіть тип контролю між сторонами, які беруть участь в управлінні
Незалежно від того, обираєте ви власника ОСББ чи компанію для надання послуг з управління ОСББ, ці сторони мають бути люди, яким мешканці можуть довіряти та відчувати себе в безпеці з точки зору вибору та професіоналізму.
Для цього ви повинні залишити все чітко та формалізовано в контракті, щоб мати можливість обмежити функції та свободу кожної сторони, передаючи власникам контроль для прийняття важливих рішень і уникаючи майбутніх проблем з адмініструванням та управлінням.
Якщо після цих порад ви захочете відкрити керуючу компанію ОСББ, дізнайтеся всі кроки для цього та деякі франшизи для керуючих компаній ОСББ, якими ви можете скористатися.
