Блог про людські ресурси 2023
Ми всі знаємо, що точний облік пропусків часто є одним із найважливіших, але трудомістких обов’язків HR.
Це не просто облік щорічної відпустки чи лікарняних, це набагато складніше. Управління відсутністю є стратегічним питанням, яке впливає на окремих працівників і загальну ефективність компанії.
Згідно з опитуванням Confindustria у 2019 році, кожен працівник був відсутній у середньому 105 годин із загальних 1600 робочих годин на рік, із рівнем прогулів 6,6%.
Рівень пропусків 5,7% підраховано серед чоловіків, 8,3% серед жінок; розрив, головним чином породжений проханням про відпустку по догляду за дитиною, становить 3,2% для жінок і лише 0,6% для чоловіків. Дані, які не дивують, знаючи нерівний розподіл сімейних обов’язків між чоловіками та жінками.
Але роботодавцям і відділам кадрів потрібно стежити не лише за кількістю прогулів. Повідомлялося, що 90% менеджерів з персоналу помітили ознаки виснаження серед своїх співробітників, і майже 45% з них розглядали можливість залишити свою поточну посаду через тиск, пов’язаний з виснаженням співробітників. Зрозуміло, що для того, щоб скоротити кількість випадків хвороби, перш за все, необхідні також профілактичні заходи, такі як перешкоджання презентеїзму та, навпаки, заохочення працівників до відпустки, на яку вони мають право.
Тому важливо, щоб команди відділу кадрів не лише мали комплексна стратегія управління відсутністю, але вони також оснащені інструментами, за допомогою яких його можна підтримувати та покращувати.
Чому HR-програмне забезпечення є необхідним для підтримки ефективного управління відсутністю?
Це не рідкість для компаній, які мають досить «ручні» процедури управління відсутністю. Це особливо вірно для малих і середніх підприємств, які, можливо, зазнали швидкого зростання, але все ще покладаються на «саморобні» методи реєстрації відсутності, такі як таблиці Excel, електронна пошта або системи на паперових носіях.
Проблема, однак, полягає в тому, що коли організація має поетапний або «спеціальний» підхід до управління відсутністю своїх співробітників, усе займає набагато більше часу та стає складнішим для відділу кадрів. Запис про відсутність часто здійснюється з помилками та недоглядами, нормативні акти ігноруються, а забезпечення належного рівня персоналу для підтримки роботи організації може стати складною справою.
На щастя, це не повинно бути так.
HR-системи, які включають можливості керування відсутністю, можуть виконувати завдання, пов’язуючи фрагментовані процеси відсутності. Вони також можуть допомогти впорядкувати та спростити кожен аспект оплачуваної та неоплачуваної відпустки, включаючи відпустку персоналу, лікарняний, відпустку по догляду за дитиною, і нададуть вам важливу інформацію, необхідну для створення ефективних стратегій управління відсутністю.
Щоб полегшити керування відсутністю, ось п’ять ключових особливостей, на які слід звернути увагу, вибираючи систему управління персоналом для вашої компанії:
1. Самообслуговування працівників
Можливості самообслуговування є одним із найкращих способів хмарної HR-системи оптимізувати HR-процеси та зменшити адміністративні витрати. Самообслуговування співробітників дозволяє як працівникам, так і керівникам отримувати доступ і обробляти інформацію про відсутність як для запланованих (наприклад, щорічна відпустка), так і для незапланованих (наприклад, хвороба).
Перегляди календаря та порядку денного в режимі реального часу дають менеджерам своєчасну інформацію про те, що відбувається в їхніх командах, а співробітники можуть перевіряти баланси відпусток, подавати запити на відпустку та реєструвати відпустки через хворобу з єдиного центрального розташування, безпечного, але легкодоступного. Найкращі системи управління персоналом також мають спеціальні мобільні додатки, а це означає, що все це можна зробити за допомогою пристрою за вибором ваших співробітників у зручний для них час.
2. Автоматизований розрахунок права на відпустку
Системи управління персоналом повинні мати можливість виконувати для вас усі розрахунки відпустки для працівників, забезпечуючи точний розрахунок прав на відпустку. Найкращі системи управління персоналом оновлюють їх у режимі реального часу на основі точного робочого часу, місцевих свят чи законодавства, а також правил вашої компанії.
Цей тип функції заощадить ваші години адміністратора та гарантує, що кожен у вашій компанії отримає потрібну кількість вільного часу; це означає, що вам не доведеться турбуватися про помилку з вашими працівниками, які працюють неповний робочий день, або тими, хто проживає в різних країнах і, можливо, має різні права на відпустку. Ви можете дізнатися більше про глобальні можливості HR програмного забезпечення тут.
3. Поглиблені звіти про відсутність, аналіз та історії
Звітність, мабуть, є одним із найскладніших аспектів управління відсутністю співробітників. На щастя, HR-програмне забезпечення, яке містить попередньо налаштовані запити на відсутність, наприклад розрахунок коефіцієнта Бредфорда, може полегшити та значно зменшити витрати часу на вилучення та аналіз складних даних. Це полегшує надання «миттєвої» інформації, яка може знадобитися вашим керівникам для формування стратегії або підтримки ключових бізнес-рішень.
Крім того, використання правильних аналітичних інструментів означає, що ви можете почати досліджувати інформацію, якою володієте, з різних точок зору. Коли ви можете легко візуалізувати закономірності та тенденції в складних даних, ви можете почати ставити правильні запитання, щоб зрозуміти різноманітну динаміку бізнесу. Це означає, що тоді компанія може бути більш проактивною у своїх спробах покращити вплив відсутності на продуктивність або управляти відсутністю більш збалансовано (наприклад, якщо відпустки розподілені неправильно).
Також знайдіть програмне забезпечення для кадрів, яке зберігає повні записи історії вашої хвороби. Хороша система управління персоналом має зробити відпустку набагато помітнішою, щоб як менеджери, так і співробітники легко отримували інформацію в режимі реального часу.
4. Підтримка кількох типів відсутності
Важливо визнати, що управління відпусткою – це не лише відпустка чи хвороба. Є багато причин, через які співробітникам може знадобитися відрив від роботи, будь то візит до лікаря, сімейна невідкладна ситуація, декретна відпустка, здача крові…
Пам’ятаючи про це, дуже важливо, щоб ваше програмне забезпечення для управління персоналом могло масштабуватися відповідно до ваших потреб і підтримувати кілька типів прогулів, які можна налаштувати залежно від відділу чи місця розташування. Це допоможе створити легкодоступні звіти, які допоможуть менеджерам приймати більш обґрунтовані та відповідні рішення щодо ресурсів.
5. Інструменти залучення бренду
Нарешті, хоча завжди важливо враховувати основні можливості системи управління персоналом, важливо вибрати платформу, яка може відображати вашу унікальну особистість і те, як працює ваша організація. Зрештою, ідентичність вашого бренду має бути помітною в усіх контактних точках ваших клієнтів і співробітників, то чому б не вибирати програмне забезпечення для управління персоналом?
Найефективніші HR-рішення використовуються всією компанією, особливо це стосується управління відсутністю. Таким чином, покращення залучення користувачів через платформу, де з’являється ваш корпоративний бренд, який також може розвиватися разом із вашою організацією, має бути пріоритетом.
Шукайте систему, яка відображає ваш бренд і культуру та забезпечує персоналізований досвід для всіх ваших співробітників. Це повинно включати можливість включення логотипів вашої компанії та колірних схем.
