OKR створює структуру та прозорість у ландшафті ІТ-проектів

MANN+HUMMEL – Швабська сімейна компанія працює по всьому світу

MANN+HUMMEL надає ключові технології на шляху до чистішої планети. Ваше завдання: відокремити корисне від шкідливого! Фільтрація робить різницю та є основою їхнього успішного бізнесу з більш ніж восьмидесятилітнім досвідом. Завдяки інноваційним рішенням колишнє сімейне підприємство середнього розміру перетворилося на світового технологічного лідера у сфері фільтрації з понад 80 представництвами по всьому світу. Переконаний у баченні «Лідерства у фільтрації», MANN+HUMMEL бере на себе відповідальність перед теперішніми та майбутніми поколіннями та успішно покладається на безперервність та надійність з моменту свого заснування в 1941 році.

‍

Це була відправна точка…

Близько 2 років тому Рене очолив глобальну програму newIT. На той момент у розробці було (занадто) багато проектів – насправді нічого не просувалося, ви застрягли в потокі проектів, які перебували на різних стадіях. Потрібно було терміново створювати структуру, тим більше, що багато проектів мають дуже великий вплив і масштаб для компанії. Це пояснюється тим, що в MANN+HUMMEL ІТ-директор також брав активну участь у формуванні сфери обслуговування (HR, закупівлі, фінанси, ІТ-послуги тощо) і донедавна також керував нею. Ця успішна ініціатива є рушійною силою майбутніх бізнес-послуг і підтримує цифрову трансформацію. Таким чином, роль ІТ чітко змінилася з функції підтримки на функцію підтримки бізнесу.

Великий проект стосувався, наприклад, чистої стандартизації тих самих процесів у різних місцях. Іншими словами, фундаментально стратегічні проекти, які є важливими, якщо ви хочете перетворити себе з середньої швабської компанії на глобальну корпорацію з величезними цілями зростання. У той же час відбувається перетворення з сильно орієнтованої на автомобільну групу у все більш диверсифіковану групу з швидкозростаючим підрозділом LS&E (Life Science & Environment). Для виконання таких проектів потрібні відповідні стандартизовані підходи та інфраструктури – і саме тут є попит на нові ІТ.

‍

… OKR дав важливі імпульси

У пошуках відповідного методу донести структуру до натовпу проекту Рене ближче придивився до структури OKR і нарешті засвоїв її для своєї області за допомогою колеги. На відміну від того, що можна було б очікувати від чистого навчання OKR, індивідуальні цілі спочатку формулюються тут на рівні керівника проекту. OKR є керівним елементом у проекті. Розвиток проектів, у свою чергу, визначається OKR цілей компанії. У MANN+HUMMEL вони плануються дуже довго. Подібно до тижневиків OKR, щотижневі звіти про проекти отримують з OKR, щоб зробити прозорими там, де виникають можливі ризики. «Завдяки відповідному виведенню ключових результатів і регулярному перегляду цілей у проектах з’явилася зовсім інша риса, і тепер також можливо справді доводити проекти до кінця, оскільки у вас зовсім інший фокус», — каже Рене . В ОКР чітко прописано, що потрібно, а що не потрібно робити, всі були там і розділили відповідальність. Розширення потребують нових OKR, інакше вкрадуться вічні проекти.

Рене, який раніше сам був менеджером ІТ-проектів, тепер вважає себе сумішшю «наставника та менеджера», який має об’єднати всі ресурси та ініціативи для інфраструктури ІТ-директора та віце-президента. Потрібно багато переконань і спілкування, щоб залучити всіх. І, звичайно, не все ідеально в трансформації зі швабської компанії середнього розміру на глобальну корпорацію, як відверто визнає Рене.

Успіх приходить із прозорістю та комунікацією в проектах. Це надзвичайно важливо: жодного зеленого відмивання, жодного приховування, жодного плутанини, щоб поточні проблеми всередині та поза проектом були зрозумілі та видимі. OKR є важливим будівельним блоком для створення цієї прозорості. А прозорість, безперечно, веде до успіху.

OKR робить успіхи видимими!

Як уже згадувалося, у сфері Рене OKR визначаються на основі проектів, а не на основі команд, оскільки вони є міждисциплінарними, а керівник відповідного проекту є провідним. За межами ІТ ще не скрізь використовуються OKR, а скоріше методи управління проектами в каскадному процесі. Але Рене впевнений, що це тільки посилюватиметься, оскільки нові проекти стануть все більш незалежними.

Великий проект у програмі newIT, наприклад, піклується про «гнучке робоче місце». Йдеться про те, щоб дозволити всім співробітникам працювати з будь-якого місця та з різним апаратним і програмним забезпеченням, не нехтуючи кібербезпекою. Це особливо важливо для нових M&A, щоб придбані компанії могли бути швидко й ефективно інтегровані та могли швидко діяти в групі компаній. Дуже стратегічна мета, яка була виведена з бачення компанії та розбита на окремі проекти відповідно до OKR. Такий підхід робить компанію надзвичайно гнучкою та безпосередньо сприяє довгостроковій стратегії зростання.

Важливо регулярно вимірювати та документувати прогрес у проекті. У MANN+HUMMEL це робиться за допомогою ключових показників ефективності, які закріплені в ключових результатах. Дуже важливо: успіхи в проекті потрібно відзначати! Успіх не можна сприймати як належне. Таким чином, успіх можна було перевірити, оскільки він був раніше визначений в OKR. За допомогою відповідних KPI і OKR можна точно побачити дії тижня і побачити, де були відхилення в ту чи іншу сторону. Ці тижневі зусилля варті того, тому що кожен бачить, на якому місці він знаходиться в проекті, а щотижневик — це не просто «формальна справа», а й викликає реакцію.

Висновок через 2 роки

OKR використовувався в ІТ,

• привнести більше структури в проекти та створити структуру, яку працівники зможуть використовувати як орієнтири.
• брати з собою людей і контролювати спілкування
• створити тверду віру в те, що успіх можливий
• встановити фокус цілеспрямовано та зробити його прозорим для всіх зацікавлених сторін.